(१) कर्मचारीको नयाँ नियुक्ति, सरूवा वा बढुवा भएमा त्यस्तो नयाँ नियुक्ति सरूवा वा बढुवाको पूँर्जी दिने कार्यालयले कोषलाई सो कुराको सूचना तुरून्त गर्नु पर्नेछ । (२) कुनै कर्मचारी उमेरको हदबाट अवकाश पाउने भएमा अवकाश पाउने छ महिना अगाबै कर्मचारीको अवकाश पाउने मिति खुलाई सम्बन्धित कार्यालय वा किताबखानाले कोषलाई सूचना गर्नु पर्नेछ । (३) कर्मचारीले अवकाश पाएमा वा अन्य कुनै किसिमले निजको सेवा टुटेमा कर्मचारीको कोष कट्टी रकम फिर्ता गर्नको लागि कर्मचारीले अवकाश पाएको वा निजको सेवा टुटेको मिति समेत खुलाई साबिक कार्यालयले कोषलाई सूचना गर्नु पर्नेछ ।